Le secteur du BTP (Bâtiment et Travaux Publics) est en pleine transformation digitale. Face aux défis réglementaires et logistiques, la dématérialisation des documents s’impose comme une solution essentielle pour optimiser les processus et renforcer la sécurité des échanges. Cependant, cette transition numérique s’accompagne de risques accrus, notamment en matière de fraude documentaire. Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents ? Existent-ils des risques liés à cette transformation ? On vous répond.
La gestion documentaire est un enjeu majeur dans le BTP.
Chaque projet génère une multitude de documents : devis, factures, contrats, attestations de conformité, plans, permis de construire, etc.
Historiquement, ces documents étaient gérés sous format papier, impliquant des coûts importants, des risques de perte et une complexité dans leur archivage.
Aujourd’hui, la dématérialisation des documents répond à plusieurs objectifs.
La gestion numérique des documents permet d’automatiser les processus et d’accélérer les délais de traitement. En réduisant les tâches manuelles, les équipes peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
De plus, l’accès instantané aux documents simplifie la collaboration entre les différents services.
Les documents numériques peuvent être facilement indexés, stockés et retrouvés en quelques clics.
Grâce aux historiques de modifications, il est possible de suivre chaque action effectuée sur un fichier. L’intérêt ? Réduire les risques de perte et faciliter la gestion documentaire à long terme.
La transition vers le numérique permet une diminution significative des frais d’impression, d’archivage et de transport des documents. Les entreprises limitent l’usage du papier et réalisent aussi des économies dans la maintenance des équipements et de stockage physique.
Cette démarche s'inscrit également dans une stratégie plus respectueuse de l’environnement.
Les obligations légales (RGPD ou encore loi anti-fraude) incitent les entreprises à adopter des solutions digitales pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents. La mise en place de dispositifs comme la signature électronique et l’horodatage permet d’assurer la sécurité des échanges.
En cas d’audit ou de contrôle, une gestion numérique conforme facilite l’accès aux informations requises.
Si la dématérialisation offre de nombreux avantages, elle expose également les entreprises du BTP à des risques de fraude documentaire.
Les documents numériques peuvent être facilement modifiés, falsifiés ou créés de toutes pièces. Parmi les fraudes les plus courantes dans le BTP, on retrouve :
L’utilisation de factures falsifiées pour détourner des fonds est monnaie courante.
C’est par exemple le cas d’une entreprise de construction qui génère des factures fictives pour des livraisons de matériaux qui n'ont jamais eu lieu.
Ces factures sont ensuite payées et permettent de détourner des fonds sous prétexte d’achats nécessaires au chantier.
Bon à savoir 👀
À partir de 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises en France. Dans ce contexte de digitalisation, l’utilisation de l'intelligence artificielle par les fraudeurs risque de rendre plus difficile la détection de nouvelles formes de fraudes documentaires. Il est donc essentiel de rester vigilant face à ces nouveaux risques.
Pour en savoir plus sur les obligations liées à la facturation électronique en 2026 et les risques associés, consultez notre article détaillé : E-invoincing : quelle obligations en 2026 ?
Beaucoup de documents administratifs peuvent être modifiés : les attestations de conformité, les qualifications professionnelles ou encore les déclarations fiscales.
L’intérêt de falsifier ces documents est de masquer les irrégularités.
Prenons l’exemple d’une société de BTP. Elle décide de modifier une attestation de qualification professionnelle pour répondre aux exigences d’un marché public.
En réalité, elle ne possède pas les compétences requises. Sa fraude compromet la sécurité et la qualité des travaux réalisés.
La création de documents frauduleux peut permettre de contourner certaines règles de marché.
Appuyons-nous cette fois sur l’exemple d’un maître d’ouvrage et d’un fournisseur qui s’entendent pour gonfler artificiellement le montant d’un devis de fourniture de béton.
Une fois le contrat signé, la différence entre le prix réel et le prix facturé est détournée. Ce type de fraude entraîne une surfacturation du chantier.
Ces fraudes peuvent entraîner des conséquences graves pour les entreprises du BTP comme des sanctions financières, des litiges juridiques ou encore la perte de contrats.
Pour répondre à la dématérialisation des documents et aux risques encourus, Finovox a développé une technologie innovante capable de détecter et d’expliquer la fraude documentaire.
Cette solution repose sur des algorithmes avancés de machine learning et d’intelligence artificielle. Elle permet d’analyser et de vérifier l’authenticité des documents en quelques secondes.
L’utilisation de Finovox est simple. En trois étapes, vous saurez instantanément si votre document a été modifié !
Le plus ? L'intégration est simple et rapide. En effet, Finovox peut être déployé en SaaS ou API selon vos besoins et vos processus déjà existants.
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Vérifier la véracité des documents fournis présente plusieurs avantages pour une entreprise du BTP.
Dans un premier temps, cette vérification permet de réduire le risque de fraude et de protéger les finances de l’entreprise.
Dans un deuxième temps, l’automatisation de la vérification documentaire offre également un gain de temps considérable. Les équipes peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, une meilleure gestion documentaire permet de réduire les litiges. Pourquoi ? Moins d’erreurs et de fraudes sont faites, moins de conflits et de contentieux il y aura !
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