El sector de la construcción (Edificación y Obras Públicas) se encuentra en medio de una transformación digital. Ante los desafíos regulatorios y logísticos, la desmaterialización de los documentos es una solución esencial para optimizar los procesos y fortalecer la seguridad de los intercambios. Sin embargo, esta transición digital conlleva mayores riesgos, especialmente en términos de fraude documental. ¿Cuáles son las ventajas de desmaterializar los documentos? ¿Hay riesgos asociados con esta transformación? Le respondemos.
La gestión de documentos es un desafío importante en la construcción.
Cada proyecto genera una multitud de documentos: cotización, facturas, contratos, certificados de conformidad, planes, permiso de construcción, etcétera.
Históricamente, estos documentos se gestionaban bajo tamaño de papel, involucrando costos significativos, de riesgos de pérdida Y un complejidad en su archivado.
Hoy en día, la desmaterialización de los documentos cumple varios objetivos.
La gestión de documentos digitales permite:automatice los procesos y acelere los tiempos de procesamiento. Al reducir las tareas manuales, los equipos pueden centrarse en misiones de mayor valor añadido.
Además, elacceso instantáneo a los documentos simplifica la colaboración entre los distintos departamentos.
Los documentos digitales pueden ser fácilmente indexado, Almacenado y Encontrado en unos pocos clics.
Gracias a cambiar historiales, es posible realizar un seguimiento de cada acción realizada en un archivo. ¿El interés? Reducir el riesgo de pérdida y facilitar la gestión de documentos a largo plazo.
La transición a la tecnología digital permite reducción significativa de los costos de impresión, archivo y transporte de documentos. Las empresas limitan el uso del papel y también ahorran dinero en el mantenimiento de los equipos y el almacenamiento físico.
Este enfoque también forma parte de un estrategia más respetuoso con el medio ambiente.
Las obligaciones legales (RGPD o ley antifraude) alientan a las empresas a adoptar soluciones digitales para garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos. La implementación de dispositivos como firma electrónica y La marca de tiempo Le permitegarantizar la seguridad de los intercambios.
En el caso de una auditoría o un control, la gestión digital compatible facilita el acceso a la información requerida.
Si bien la desmaterialización ofrece muchas ventajas, también expone a las empresas de construcción a Los riesgos de fraude documental.
Los documentos digitales pueden ser fácilmente modificado, falsificado o creado desde cero. Entre los tipos de fraude más comunes en la industria de la construcción, encontramos:
El uso de facturas falsificadas Malversar fondos es algo habitual.
Este es, por ejemplo, el caso de una empresa de construcción que genera facturas ficticias para entregas de materiales que nunca se realizaron.
Estas facturas se pagan luego y permiten desviar fondos con el pretexto de las compras necesarias para la obra.
Es bueno saberlo 👀
A partir de 2026, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas de Francia. En este contexto de digitalización, el uso de la inteligencia artificial por parte de los estafadores corre el riesgo de dificultar la detección de nuevas formas de fraude documental. Por lo tanto, es esencial permanecer alerta ante estos nuevos riesgos.
Para obtener más información sobre las obligaciones de facturación electrónica en 2026 y los riesgos asociados, consulta nuestro artículo detallado: Facturación electrónica: ¿qué obligaciones en 2026?
Se pueden modificar muchos documentos administrativos: certificados de conformidad, el cualificaciones profesionales o incluso el declaraciones de impuestos.
La ventaja de falsificar estos documentos es ocultar irregularidades.
Tomemos el ejemplo de una empresa constructora. Decidió modificar un certificado de calificación profesional para cumplir con los requisitos de un contrato público.
En realidad, no tiene las habilidades necesarias. Su fraude compromete la seguridad y la calidad del trabajo realizado.
La creación de documentos fraudulentos puede permitir eludir ciertas reglas del mercado.
Esta vez, confiemos en el ejemplo de un contratista y un proveedor que acuerdan inflar artificialmente el monto de una estimación de suministro concreta.
Una vez firmado el contrato, se desvía la diferencia entre el precio real y el precio facturado. Este tipo de fraude conduce a la sobrefacturación de la obra.
Estas estafas pueden tener graves consecuencias para las empresas de construcción, como sanciones financieras, de disputas legales o incluso el pérdida de contratos.
Para responder a la desmaterialización de los documentos y a los riesgos que implica, Finovox ha desarrollado una tecnología innovadora capaz de detectar y explicar el fraude documental.
Esta solución se basa en algoritmos avanzados de aprendizaje automático e inteligencia artificial. Permite Para analizar Y de verificar la autenticidad de los documentos en unos segundos.
Usar Finovox es fácil. ¡En tres pasos, sabrá al instante si su documento ha sido modificado!
¿La mayor cantidad? La integración es rápido y fácil. De hecho, Finovox se puede implementar en SaaS o API de acuerdo con sus necesidades y procesos existentes.
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Comprobar la veracidad de los documentos proporcionados tiene varias ventajas para una empresa constructora.
Inicialmente, esta verificación ayuda a reducir el riesgo de fraude y a proteger las finanzas de la empresa.
En segundo lugar, la automatización de la verificación de documentos también ahorra una cantidad considerable de tiempo. De este modo, los equipos pueden centrarse en las tareas con mayor valor añadido.
Por último, una mejor gestión de los documentos permite reducir las disputas. ¿Por qué? ¡Se cometan menos errores y fraudes, habrá menos conflictos y disputas!
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