À l’heure où les échanges numériques s’intensifient, les tentatives de falsification de documents connaissent une véritable explosion. La Belgique, à l’image de ses voisins européens, n’est pas épargnée. Pourtant, la prise de conscience reste lente du côté des entreprises, souvent mal préparées à faire face à ce type de menace.
La fraude documentaire désigne toute falsification, fabrication ou modification d’un document dans le but de tromper et d’en tirer un avantage indu.
Ce type de fraude n’épargne aucun secteur d’activité, ni aucune taille d’entreprise : des PME aux grandes organisations, toutes peuvent en être victimes.
Concrètement, les cas de fraude documentaire sont nombreux et variés. Parmi les exemples les plus courants figurent :
La falsification documentaire est devenue un levier majeur dans les fraudes d’identité, représentant près de 60 % des cas détectés en Europe selon Europol.
En Belgique, la situation n’est guère plus rassurante. D’après une étude menée par Finovox en partenariat avec l’institut de sondage indépendant Selvitys, en mars 2025, 65 % des entreprises belges déclarent avoir déjà été confrontées à des fraudes documentaires.
Certains domaines d’activité, en raison de la nature sensible des documents qu’ils traitent au quotidien, sont particulièrement vulnérables à la fraude documentaire. Dressons un bilan.
Le secteur bancaire figure parmi les plus exposés à la fraude documentaire.
L’ouverture de comptes, l’octroi de crédits ou la gestion de produits financiers reposent sur des documents clés : pièces d’identité, justificatifs de revenus, attestations de domicile et bien d’autres.
Autant d’éléments que les fraudeurs cherchent à manipuler pour contourner les procédures de vérification !
L’assurance est également en première ligne lorsque l’on évoque la fraude documentaire.
Lors de la souscription d’un contrat, d’une demande d’indemnisation ou d’un sinistre, les compagnies doivent pouvoir se fier à l’authenticité des documents fournis.
Une fausse déclaration ou un justificatif trafiqué peut suffire à fausser l’évaluation du risque ou le montant d’une indemnisation.
L’immobilier, enfin, est un autre point d’entrée classique pour les fraudeurs.
Les dossiers locatifs ou les acquisitions immobilières reposent largement sur la fiabilité des documents remis : fiches de paie, avis d’imposition ou encore attestations d’employeur.
Les risques sont bien réels, notamment dans les zones à forte tension locative comme Bruxelles. En effet, en 2024, les prix des loyers bruxellois ont augmenté de 2,8 % en moyenne. Une accélération qui suit l’inflation et qui incite les fraudeurs à falsifier des documents pour répondre à des critères locatifs toujours plus élevés.
Sous-estimer la fraude documentaire, c’est s’exposer à des conséquences graves qui peuvent, sur le long terme, affaiblir une entreprise. Faisons un tour d’horizon des principaux risques !
La première conséquence est bien sûr financière.
En Belgique, une fraude avérée coûte en moyenne plusieurs dizaines de milliers d’euros, selon PwC. Ce montant peut exploser si la fraude n’est détectée qu’après plusieurs mois ou si elle se répète.
Au-delà des pertes directes, il faut intégrer les coûts cachés liés aux investigations internes, aux audits de crise, à la sécurisation des processus et, dans certains cas, aux procédures judiciaires engagées pour récupérer les fonds ou poursuivre les fraudeurs.
La fraude documentaire engage également la responsabilité juridique des entreprises.
En cas de manquement dans les processus de vérification, une entreprise peut être tenue responsable de la diffusion de documents falsifiés, de la violation de normes de conformité, ou encore de la non-détection de tentatives de blanchiment d’argent ou de fraude fiscale.
Les sanctions peuvent être lourdes : amendes administratives, sanctions pénales, voire interdiction de soumissionner à des appels d’offres publics dans certains cas graves.
En cas de fraude documentaire, la réputation d’une entreprise est aussi en jeu.
Être associé à une fraude, même en tant que victime, peut éroder la confiance des clients, des partenaires financiers, et des investisseurs.
Dans un contexte où l’image de marque est un actif stratégique et fragile, une atteinte à la réputation peut entraîner des conséquences à long terme : perte de contrats, difficulté à attirer de nouveaux clients ou partenaires, baisse de la valeur de l’entreprise.
Enfin, les impacts organisationnels sont souvent sous-estimés.
Une fraude documentaire impose de revoir en profondeur les processus internes, de redéployer des ressources pour gérer l’urgence, et peut entraîner une démobilisation des équipes.
Dans certains cas, cela se traduit par une perte de productivité durable, un climat de défiance interne, voire une augmentation du turnover si les collaborateurs perdent confiance dans la capacité de l’entreprise à assurer un environnement sécurisé.
Pour se prémunir efficacement contre la fraude documentaire, il ne suffit pas d’appliquer quelques contrôles ponctuels. Il s'agit d’adopter une approche globale qui combine organisation, formation et technologie. Faisons le point sur les principaux leviers d’action à déployer.
Tout d’abord, il est essentiel de renforcer les procédures de vérification documentaire à toutes les étapes critiques :
Concrètement, cela passe par la mise en place de contrôles croisés, la demande systématique de justificatifs supplémentaires en cas de doute, et l’implication de plusieurs collaborateurs dans la validation des documents sensibles.
La sensibilisation des équipes joue un rôle clé dans la prévention des fraudes documentaires. Les collaborateurs doivent être formés à reconnaître les signaux d’alerte : incohérences dans les informations fournies, anomalies visuelles sur les documents, erreurs de format ou contexte inhabituel de la demande.
De plus, il est nécessaire de former les différentes équipes, Finance, Achats, RH ou encore les Services Juridiques afin de créer une première ligne de défense solide face aux tentatives de fraude.
Intégrer des solutions technologiques performantes devient indispensable pour sécuriser les flux documentaires.
Finovox propose une solution technologique qui permet aux entreprises de se protéger efficacement. Grâce à l’intelligence artificielle, la solution analyse et vérifie l’authenticité des documents soumis, de manière rapide et fiable.
Ce type d’outil permet de :
L’intégration de technologies comme Finovox dans les procédures de validation permet non seulement de réduire le risque de fraude, mais aussi d’améliorer la fiabilité et la traçabilité des échanges documentaires.
Avec une telle solution, les entreprises peuvent sécuriser leurs opérations, préserver leur réputation et gagner en sérénité face aux risques grandissants.
Besoin d’en savoir plus sur la solution proposée par Finovox ?
