En un momento en que los intercambios digitales se intensifican, los intentos de falsificación de documentos están experimentando una verdadera explosión. Bélgica, al igual que sus vecinos europeos, no se libra. Sin embargo, la toma de conciencia sigue siendo lenta por parte de las empresas, que a menudo no están preparadas para hacer frente a este tipo de amenazas.
La fraude documental Se refiere a todos manipulación, fabricando o editar un documento con el fin de engañar y obtener una ventaja indebida.
Este tipo de fraude no escatima en ningún sector de actividad ni en ninguna empresa de cualquier tamaño: desde las pymes hasta las grandes organizaciones, todos pueden ser víctimas.
En concreto, los casos de fraude documental son numerosos y variados. Algunos de los ejemplos más comunes incluyen:
La falsificación de documentos se ha convertido en uno de los principales impulsores del fraude de identidad, ya que representa casi El 60% de los casos se detectan en Europa dependiendo Europol.
En Bélgica, la situación no es mucho más tranquilizadora. Según un estudio realizado por Finovox en asociación con el instituto electoral independiente Selvitys, en marzo de 2025, El 65% de las empresas belgas afirman que ya se han enfrentado al fraude documental.
Algunas áreas de actividad, debido a la naturaleza delicada de los documentos que procesan a diario, son particularmente vulnerables al fraude documental. Hagamos un balance.
El sector banca es uno de los más expuestos al fraude documental.
LAapertura de cuentas, elconcesión de créditos O el gestión de productos financieros confíe en documentos clave: documentos de identidad, comprobantes de ingresos, certificados de residencia y muchos otros.
¡Todos estos son elementos que los estafadores buscan manipular para eludir los procedimientos de verificación!
Seguros también está a la vanguardia en lo que respecta al fraude documental.
Durante el suscribir un contrato, de un reclamación de indemnización O de un siniestro, las empresas deben poder confiar en la autenticidad de los documentos proporcionados.
Una declaración falsa o una justificación falsificada pueden ser suficientes para tergiversar la evaluación del riesgo o el monto de la compensación.
Por último, los bienes raíces son otro punto de entrada clásico para los estafadores.
Les archivos de alquiler O el adquisiciones inmobiliarias dependen en gran medida de la fiabilidad de los documentos presentados: recibos de pago, avisos de impuestos o incluso certificados del empleador.
Los riesgos son muy reales, especialmente en zonas con una alta tensión en materia de alquileres, como Bruselas. De hecho, en 2024, Precios de alquiler en Bruselas aumentó un 2,8% en promedio. Una aceleración que sigue a la inflación y que alienta a los estafadores a falsificar documentos para cumplir con criterios de alquiler cada vez más altos.
Subestimar el fraude documental significa exponerse a graves consecuencias que pueden, a largo plazo, debilitar una empresa. ¡Echemos un vistazo a los principales riesgos!
La primera consecuencia es, por supuesto Financiero.
En Bélgica, el fraude comprobado cuesta de media varias decenas de miles de euros, según PwC. Esta cantidad puede dispararse si el fraude solo se detecta después de varios meses o si se repite.
Más allá de las pérdidas directas, es necesario integrar costos ocultos asociados a las investigaciones internas, para auditorías de crisis, en el procesos de seguridad y, en algunos casos, procedimientos legales iniciados para recuperar fondos o procesar a los defraudadores.
El fraude de documentos también implica responsabilidad legal empresas.
En caso de incumplimiento de los procesos de verificación, una empresa puede ser considerada responsable por distribuir documentos falsificados, infringir las normas de cumplimiento o no detectar intentos de lavado de dinero o evasión fiscal.
Las sanciones pueden ser severas: multas administrativas, sanciones penales o incluso la prohibición de licitar para licitaciones públicas en ciertos casos graves.
En caso de fraude documental, también está en juego la reputación de una empresa.
Estar asociado con un fraude, incluso como víctima, puede erosionar la confianza de los clientes, de socios financieros, y inversores.
En un contexto en el que la imagen de marca es un activo estratégico y frágil, el daño a la reputación puede tener consecuencias a largo plazo: pérdida de contratos, dificultad para atraer nuevos clientes o socios, disminución del valor de la empresa.
Por último, los impactos organizacionales a menudo se subestiman.
El fraude documental requiere revisar minuciosamente los procesos internos, de redistribuir recursos para gestionar la emergencia, y puede resultar en la desmovilización de los equipos.
En algunos casos, esto se traduce en una pérdida duradera de productividad, en un clima de desconfianza interna o incluso en un aumento de la rotación si los empleados pierden la confianza en la capacidad de la empresa para garantizar un entorno seguro.
Para protegerse eficazmente contra el fraude de documentos, no basta con realizar algunas comprobaciones puntuales. Se trata de adoptar un enfoque global que combine organizándose, formación y tecnología. Hagamos un balance de las principales palancas de acción que se desplegarán.
En primer lugar, es esencial fortalecer los procedimientos de verificación documental en todas las etapas críticas:
Concretamente, esto implica el establecimiento de verificaciones cruzadas, la solicitud sistemática de documentos justificativos adicionales en caso de duda y la participación de varios colaboradores en la validación de documentos sensibles.
Aumentar la conciencia del equipo desempeña un papel clave en la prevención del fraude documental. Los colaboradores deben ser entrenados para reconocer las señales de advertencia : incoherencias en la información proporcionada, anormalidades visuales sobre los documentos, errores de formato o fondo inusual de la demanda.
Además, es necesario capacitar a los distintos equipos, finanzas, compras, recursos humanos o incluso servicios legales para crear una primera línea de defensa sólida contra los intentos de fraude.
La integración de soluciones tecnológicas eficientes se está convirtiendo en algo esencial para proteger los flujos de documentos.
Finovox ofrece una solución tecnológica que permite a las empresas protegerse de forma eficaz. Gracias a la inteligencia artificial, la solución analiza y verifica la autenticidad de los documentos enviados, de forma rápida y confiable.
Este tipo de herramienta le permite:
La integración de tecnologías como Finovox en los procedimientos de validación no solo reduce el riesgo de fraude, sino que también mejora la fiabilidad y la trazabilidad de los intercambios documentales.
Con esta solución, las empresas pueden proteger sus operaciones, preservar su reputación y tener tranquilidad ante los crecientes riesgos.
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