Facturas falsas: qué son, cómo detectarlas y cómo proteger a tu empresa

Las facturas son uno de los documentos mercantiles y fiscales más importantes para cualquier empresa, ya que registran que una venta o la prestación de un servicio han sido realizadas de forma legal y satisfactoria. Ahora bien, no todas las facturas son legítimas, ya que una cifra o una fecha modificada, un IBAN sustituido, un proveedor suplantado o incluso un documento completamente inventado pueden convertir una factura en una herramienta de fraude.  La digitalización y el uso cada vez más amplio de la inteligencia artificial hacen que algunas manipulaciones sean muy difíciles de detectar a simple vista, provocando que las facturas falsas se cuelen en tu flujo de pago. Dichas facturas constituyen un delito tanto para quien las emite como para quien las recibe y las utiliza para su beneficio. Si quieres saber qué son las facturas falsas, cómo detectarlas y cómo la verificación documental puede proteger a tu empresa de este tipo de fraude, en este artículo te lo explicamos todo.

¿Qué es una factura falsa?

Cuando hablamos de facturas falsas, no nos referimos a facturas con errores involuntarios que pueden corregirse mediante una factura rectificativa, sino a documentos que han sido manipulados explícitamente para engañar a quien los recibe, y cuya emisión y utilización es un delito castigado por la ley con sanciones tanto económicas como penales. 

El objetivo de las facturas falsas puede ser muy diverso, desde facturar un servicio no prestado a inflar gastos, acceder a ayudas indebidas u obtener beneficios ilícitos. También pueden estar destinadas a reducir impuestos o a incrementar deducciones de forma fraudulenta. 

Tipos de facturas falsas o fraudulentas 

No todas las facturas falsas son iguales, ya que muy a menudo se adaptan al objetivo buscado. Entre las más habituales encontramos:

• Facturas generadas con herramientas digitales o con inteligencia artificial (IA): son la categoría más en boga, ya que hoy en día cualquiera puede producir un documento convincente en pocos minutos.

• Facturas auténticas manipuladas: parten de un documento real cuyo importe, fecha o beneficiario han sido modificados. La IA es una herramienta que puede ser utilizada para este tipo de manipulaciones. 

• Facturas reutilizadas: son facturas verdaderas que se utilizan varias veces, por ejemplo, enviándolas a varios clientes o aseguradoras o utilizándolas para múltiples reclamaciones de reembolso.
  Este tipo de práctica afecta especialmente a los procesos de indemnización, como muestra el caso de IMA Ibérica.

• Facturas por una prestación ficticia: son documentos formalmente correctos, pero que facturan un servicio o la entrega de una mercancía que nunca tuvieron lugar.

• Facturas a nombre de un proveedor cuya identidad se ha suplantado: el defraudador copia la identidad de un proveedor real y emite documentos en su nombre.

• Facturas con datos bancarios falsos: son facturas reales en las que el número de cuenta bancaria ha sido sustituido para desviar el pago a una cuenta controlada por el estafador.

Para comprender mejor estas técnicas, descubre los diferentes tipos de documentos falsos utilizados por los defraudadores.

¿Qué elementos pueden modificarse en una factura?

Una factura falsa no siempre es un documento inventado. De hecho, modificar ciertas partes de una factura real puede ser suficiente para conseguir un beneficio económico.

En España, las facturas deben incluir ciertas informaciones obligatorias reguladas en el Reglamento de obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012). Dicho reglamento establece que las facturas deben incluir, entre otros elementos, la numeración, la fecha de expedición, la identificación del emisor y del destinatario, el NIF y los datos relativos a la operación, a la base imponible y al tipo de IVA. También exige garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.

Los importes, las fechas y los conceptos

Una de las manipulaciones más sencillas consiste en cambiar el importe total, el IVA, la fecha de expedición o el concepto de la factura, para, por ejemplo, presentar como realizado un servicio que nunca existió.

Los datos del proveedor o del cliente

El nombre de una empresa, su NIF, su dirección y otros datos identificativos pueden ser modificados. En algunos casos, el fraude utiliza información real de una empresa para que el documento resulte más creíble.

El número de cuenta bancaria

Es la técnica más utilizada en los fraudes al proveedor.
El Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) describe este tipo de fraude dentro de los ataques de Business Email Compromise (BEC): el delincuente intercepta una factura auténtica y modifica el IBAN para sustituirlo por otro.

Esta técnica también forma parte de las principales modalidades de fraude bancario en España.

¿Cómo crean los defraudadores las facturas falsas?

En la actualidad, la tecnología permite crear documentos convincentes en muy poco tiempo sin necesidad de conocimientos avanzados. Entre los métodos más comunes están:

• La modificación de una factura real: con una herramienta de edición o con la IA se modifica uno o varios campos manteniendo el aspecto original. 

• Uso de plantillas descargables: existen modelos que imitan el diseño de proveedores conocidos y permiten fabricar una factura en minutos. 

• Suplantación del proveedor: se utilizan sus datos, logotipo y referencias para crear un documento aparentemente legítimo. 

• Generación mediante IA: las herramientas de inteligencia artificial facilitan la creación de documentos con una apariencia muy realista, lo que complica la detección visual.

Esto explica por qué el simple examen visual ya no siempre es suficiente. Finovox ha desarrollado una solución de verificación documental basada en una inteligencia artificial propia capaz de identificar manipulaciones imperceptibles a simple vista, analizar metadatos y huellas digitales, comprobar la coherencia interna de los documentos y automatizar los procesos de validación. Todo ello permite reducir significativamente el riesgo de facturas falsas que podrían causar graves perjuicios a tu empresa. 

¿Cómo detectar facturas falsas?

Conocer la lista de datos obligatorios que deben aparecer en una factura es el primer filtro. Una factura a la que le falta alguno de estos elementos merece una segunda verificación. Para dudas sobre obligaciones fiscales, la Agencia Tributaria es la fuente de referencia.

Datos que no coinciden

Comprueba que el nombre, el NIF, la dirección y los demás datos del proveedor coinciden con los registrados internamente y con la relación comercial existente.

Una numeración extraña

Una numeración que no sigue la secuencia habitual del proveedor puede ser una señal de alerta, aunque ten en cuenta que existen situaciones en las que pueden utilizarse series diferentes. Verifica siempre con el proveedor.

Importes o conceptos poco habituales

Un importe muy superior al habitual, un servicio que la empresa nunca había contratado antes o una descripción demasiado genérica como «servicios varios» o «trabajos realizados» deben impulsarte a hacer una revisión suplementaria.

Un cambio inesperado en los datos bancarios

Si un proveedor comunica un nuevo IBAN, sobre todo cuando solicita un pago urgente, es mejor que confirmes el cambio con él mediante una llamada.

‍El Banco de España recomienda extremar las precauciones ante este tipo de estafas de facturación y contactar con la entidad bancaria lo antes posible si se ha realizado una transferencia fraudulenta. 

Errores o incoherencias en el documento

Aunque un error en un documento no indica forzosamente una estafa, constatar tipografías diferentes, logotipos desalineados o cambios gráficos extraños puede revelar una edición posterior.

‍Una fecha de facturación incoherente con el pedido, con el contrato, con la entrega del producto o con la prestación del servicio justifica sin duda una revisión. 

¿Qué verificaciones puede realizar una empresa?

Las facturas falsas se detectan mejor cuando su verificación no depende de una única comprobación, sino de varias etapas de control:

• Validar los datos del proveedor: comprueba que el NIF, la razón social y la dirección coinciden con los de tu ficha de proveedor y con fuentes oficiales. 

• Contrastar la factura con el pedido o con el contrato: toda factura debería poder relacionarse con una orden de compra, un albarán o un servicio recibido. 

• Verificar los cambios de IBAN por otro canal:  si un proveedor comunica una nueva cuenta, llama a un teléfono que ya tuvieras registrado, nunca al que figura en el mensaje sospechoso. 

• Detectar duplicados: tener una base de datos que detecte facturas que ya hayan sido procesadas con el mismo número, importe o emisor, incluso con pequeñas variaciones.

• Automatizar los controles documentales: cuando una empresa tiene cientos de documentos que revisar cada día, hacerlo de forma manual resulta complicado. Usar una herramienta especializada como Finovox permite evitar que las facturas fraudulentas se cuelen en tu contabilidad. 

Sin embargo, ten en cuenta que una diferencia en el importe, una numeración poco habitual o un cambio de IBAN no demuestran que una factura sea falsa. Una herramienta antifraude debe servir para identificar señales y priorizar investigaciones, no para sustituir el criterio de los equipos responsables. 

¿Cómo ayuda Finovox a detectar una factura falsa?

Finovox ha desarrollado una solución de verificación documental que se adapta a las necesidades de cada empresa combinando diferentes niveles de análisis: procesamiento automático de documentos, control de su conformidad con respecto a las reglas de la empresa y a bases de datos externas, detección de alteraciones visuales y análisis de la huella digital del documento, comprensión detallada de las anomalías detectadas y validación o revocación de sospechas. Además, hacemos un seguimiento riguroso de los expedientes y colaboramos con las empresas para un tratamiento óptimo.

Todo ello permite reducir significativamente el riesgo de fraude mediante facturas falsas, que podrían poner en peligro la estabilidad de tu empresa. 

Solicita una demostración de cómo funciona Finovox para descubrir cómo reforzar la detección de facturas manipuladas y otros documentos fraudulentos.