Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente Politique de Confidentialité témoigne de l’engagement de Finovox pour ses prospects, clients, abonnés ou toute autre personne interagissant avec elle. Elle est mise à disposition de tous et mise à jour régulièrement en fonction des modifications dans les traitements apportés par Finovox.

Cette Politique de confidentialité consiste à vous présenter clairement la méthodologie de collecte de vos données à caractère personnel, la raison et la finalité pour laquelle nous les utilisons, et à signaler vos droits à la confidentialité des données en tant qu’utilisateur de Finovox.

2. Définitions

Règlement Général de Protection des Données (ci-après dénommé « RGPD ») : règlement européen encadrant le traitement des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne.

Données à caractère personnel : une donnée à caractère personnel est une donnée qui vous identifie directement (prénom, nom, adresse email…) ou indirectement (adresse IP, IBAN ou identifiant utilisateur…).

Personnes concernées : désigne toute personne dont une donnée à caractère personnel peut être détenue par Finovox (ci-après dénommée la “Société”), à savoir : les client(e)s de Finovox, les abonné(e)s à nos services en ligne ou communication, les visiteurs de notre site web finovox.com.

Responsable de Traitement : le responsable de traitement est la personne morale (entreprise, commune, etc.) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est-à-dire l’objectif et la façon de le réaliser (Finovox SAS, 92 Boulevard de la République, 92210 Saint Cloud, France, Numéro RCS  878 381 961).

3. Vos droits en matière de données personnelles

Dans le cadre de la relation avec Finovox SAS, tout utilisateur possède des droits concernant ses données personnelles. Ceux-ci sont les suivants :

  • donner, modifier ou refuser votre consentement quant au traitement de vos données personnelles, que ce soit sur notre site web lorsque ceux-ci vous sont demandés (cookies) ou dans le cadre de l’usage de l’application Finovox.
  • demander d’effacer toute donnée que nous détenons vous concernant.
  • demander de rectifier toute donnée vous concernant si celle-ci est inexacte, ou bien d’en ajouter de nouvelles si besoin. Finovox fera son possible pour mettre à jour les données personnelles vous concernant auprès de ses partenaires également.
  • demander l’opposition au traitement, c’est-à-dire que nous n’utilisons plus vos données dans le traitement pour lequel nous les utilisons. Finovox peut, pour des raisons légales ou légitimes, refuser votre demande d’opposition.
  • demander une copie des données que nous détenons vous concernant.
  • demander des informations supplémentaires quant aux données personnelles, leurs finalités, leur collecte, ou toute autre action menée par Finovox SAS sur vos données personnelles.
  • déposer une plainte officielle concernant l’usage de vos données, auprès de l’autorité en charge de la protection des données dans votre pays.
  • déterminer le sort de vos données après votre décès.

Pour toute demande d’exercice de droits de votre part, Finovox s’efforcera d’y procéder dans les plus brefs délais, et dans un délai de 30 jours après la réception de la demande.
Il pourra vous être demandé de fournir des informations supplémentaires dans le cadre de cette procédure d’exercice de droits comme un justificatif de votre identité.
Notre équipe responsable de la protection de la vie privée se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions et demandes à l’adresse dpo@finovox.com

4. Exercer ses droits

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant :

  • par courrier à l’adresse suivante : Finovox, 92 Boulevard de la République, 92210 Saint Cloud, France.
  • par email à l’adresse suivante : dpo@finovox.com

Si après nous avoir contactés, vous considérez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez émettre une plainte auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

5. Types de données personnelles collectées

Lorsque vous vous souscrivez à Finovox ou que vous conversez avec nous, il est possible que nous vous demandions votre nom, votre prénom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, l’entreprise dans laquelle vous travaillez, votre fonction, vos préférences en matière de contact, et de manière plus générale toute autre donnée permettant d’identifier un persona.

Les catégories de données personnelles que Finovox peut être amené à traiter sont les suivantes :

  • données d’identification : nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone (fixe ou portable), identifiant et mot de passe
  • données liées à votre profession : fonction, entreprise, position hiérarchique, ancienneté
  • données de connexion : logs, horodatage, parcours de navigation
  • données de localisation : pays
  • données internet : adresse IP, langue de navigateur, type de navigateur

6. Collecte des données personnelles et finalités

La majeure partie des données personnelles nous sont transmises par vos soins.

Certaines données personnelles nous sont accessibles via Linkedin pour réaliser des campagnes de prospection suivant l’intérêt légitime.

Finovox ne traite que les données personnelles strictement nécessaires pour atteindre les finalités déterminées et légitimes définies dans cette section.

Conformément à la réglementation en vigueur, Finovox ne traite aucune donnée sensible telle que l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale des personnes concernées. Il en est de même concernant toute information sur la vie ou l’orientation sexuelle, les données génétiques, biométriques ou de santé des personnes concernées.

6.1 Méthodes de collecte

Nous recevons des informations de votre part, directement et indirectement.

Directement : la plupart des informations que nous traitons sont des informations que vous nous transmettez en utilisant nos services et dans l’une des situations décrites ci-dessous :

  • Lors de votre navigation sur notre site web, notamment des informations de comportement sur notre site web à des fins d’optimisation du parcours client. Ces données sont gérées par les cookies que vous acceptez sur notre site https://finovox.com. Les cookies sont gérés par Axeptio.
  • Lors d’une soumission de formulaire sur notre site web, des données personnelles vous sont demandées comme des données relatives à la vie professionnelle, des données d’identification ou des données de localisation. Celles-ci sont utilisées dans le cadre de la relation de prospection ou bien conformément à la RGPD si des informations vous sont transmises.
  • Lors d’un transfert d’informations, par courrier électronique, notification push ou message dans l’application sur les mises à jour de produits, les actualités de l’industrie, les nouveaux partenariats et les événements. Des données d’identification comme votre adresse électronique, votre prénom et votre nom de famille peuvent vous être demandées. Vous pouvez toujours retirer votre consentement à recevoir des offres commerciales de notre part en utilisant le lien de désabonnement au bas de tout courrier électronique reçu. Ces données sont conservées 3 ans à compter du dernier échange.
  • Lors de votre souscription à Finovox, des données d’identification vous sont demandées comme votre adresse électronique, votre prénom, votre nom, ainsi que des données relatives à votre vie professionnelle comme votre équipe ou votre métier. Juridiquement, nous avons besoin de ces données pour accomplir les tâches décrites dans le contrat d’utilisateur que vous avez signé avec nous. Nous conserverons ces données pendant 5 ans après la clôture de votre abonnement conformément à la loi.
  • Lors d’un partenariat commercial avec Finovox, des données d’identification et professionnelles vous seront demandées comme vos  coordonnées, votre adresse légale et votre adresse électronique professionnelle. Nous collectons ces données conformément aux conditions exposées dans le contrat que vous aurez signé. Nous conserverons vos données pendant 10 ans afin de nous conformer aux lois comptables en vigueur.
  • Lors de votre usage de la plateforme Finovox, des données internet peuvent être collectées à des fins d’optimisation de notre plateforme pour comprendre votre usage.
  • Lors d’une prise de contact, par email, par téléphone ou par un autre canal, des données personnelles d’identification comme votre adresse email, votre numéro de téléphone (portable ou fixe), votre nom et votre prénom, ainsi que toute autre information dans votre prise de contact (données de vie professionnelle.)

Indirectement : nous recevons également certaines de vos données de tiers, comme des partenaires nous permettant d’améliorer notre service ou de récupérer des informations de contact (données d’identification et professionnelles comme l’adresse email, le numéro de téléphone, l’intitulé de poste ou le nom et le prénom) selon l’intérêt légitime de notre prospection.

6.2 Objectifs et bases de licéité

NoVos données personnelles ont pour nous plusieurs objectifs en fonction des données et de la relation que vous entretenez avec Finovox. Nous distinguons les catégories suivantes :

Prospection commerciale
Pour la prospection commerciale, la durée de conservation est effective jusqu’à l’exercice du droit d’opposition de la personne concernée ou bien 3 ans à compter de l’exercice du droit d’opposition dans le cadre d’un contentieux.
Le destinataire de ces données est le service marketing et commercial de Finovox, ainsi que le service légal et administratif en cas de contentieux. Le DPO peut également être amené à consulter ces données.
La source de données est : les personnes concernées.
Ces données sont nécessaires pour la gestion commerciale de l’entreprise et leurs bases de licéité sont les suivantes.

Base de licéité : Consentement

  • Fourniture de preuves en cas de contentieux ou de contrôle administratif
  • Mesure de l’audience et analyse du comportement des visiteurs du site via Google Analytics, Google Ads et Hubspot
  • Identification de la provenance des visiteurs à l’aide de Google Analytics (pixels), ainsi que par les outils d’origine tels que Google Ads, Linkedin, Youtube, Capterra, Twitter
  • Réalisation, mesure et optimisation de campagnes publicitaires de remarketing
  • Ajout de données comportementales à votre fiche d’information dans notre logiciel CRM Hubspot

Base de licéité : Intérêt légitime lors de la prospection BtoB

  • Affichage des vidéos sur le site internet de Finovox
  • Profilage de prospects pour optimiser nos communications
  • Statistiques commerciales
  • Site internet référençant nos offres commerciales, nos contenus et nos formulaires
  • Conservation de vos choix en termes de consentement aux cookies – usage d’Axeptio
  • Site internet à des fins d’optimisation du parcours sur notre site en analysant les comportements, pages consultées et le temps
  • Actions de démarchage par email et téléphone
  • Optimisation du démarchage via amélioration de la base de données de Finovox (Ex : Normalisation, enrichissement, déduplication)

Base de licéité : Obligation pré-contractuelle

  • Rédaction, émission et transfert d’offres commerciales et contrats de vente
  • Réponse aux demandes d’information, de documentation ou de démonstration
  • Pour inviter les clients à des événements et organiser ces derniers

Conformité RGPD

Pour la conformité RGPD, la base de licéité est l’obligation légale afin de répondre aux demandes de droits RGPD.
La durée de conservation est de 3 ans après la clôture d’une demande d’opposition (délai de prescription pour un délit), ou 1 an après la clôture d’une demande d’accès, d’effacement ou de rectification (délai de prescription pour une infraction).
Le destinataire de ces données est la CNIL, le service légal et contentieux de Finovox ainsi que le service qui réceptionnera la demande de droits RGPD. Le DPO peut également être amené à consulter ces données.
La source de données est : les personnes concernées.

Ces données sont nécessaires pour la réalisation des obligations légales en matière de déclarations de violation et d’exercice de droit.

7. Catégories de tiers susceptibles de recevoir vos données personnelles

Finovox peut divulguer vos Données personnelles à des tiers dans les cas suivants :

  • Si nous obtenons un accord valide de votre part pour le faire ;
  • Dans le cadre d’une citation à comparaître, d’un ordre juridique, d’une procédure judiciaire ou d’une autre obligation légale ;
  • Dans l’application de nos conditions générales ou de nos politiques ;
  • Par voie de recours ou pour défendre nos droits ;
  • Nous pouvons aussi transférer vos Données personnelles à une filiale, une société affiliée ou un tiers dans le cas d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une joint-venture, d’une cession, d’un transfert ou de toute autre disposition concernant tout ou une partie des stocks, des actifs ou des activités de Finovox (y compris, mais sans que cela soit limitatif, en lien avec toute faillite ou procédure semblable), à condition que l’entité à laquelle nous transférons les Données personnelles ne soient pas autorisée à traiter vos Données personnelles autrement qu’en accord avec la présente Politique de confidentialité sans vous prévenir et, conformément au droit applicable, sans obtenir votre accord.

Les personnes et entités susceptibles de recevoir vos données personnelles sont :

  • Les autorités publiques, organismes gouvernementaux ou autres établissements pour respecter nos obligations légales.
  • Les prestataires techniques afin de vous fournir nos services. Veuillez vous référer à la liste ci-dessous pour consulter la liste des principaux prestataires de services avec lesquels nous travaillons.
  • Les partenaires et fournisseurs avec lesquels nous collaborons.

Liste des sous-traitants :

Sous-traitants Objet Pays Garantie
AxeptioCNIL : Gestion des cookies et recueil des consentements Luxembourg DPA et CCT
CNILRGPD : Déclaration DPO et violations France DPA et CCT
WebflowProspection commerciale : Hébergement du site internet commercial et institutionnel Union Européenne DPA et CCT
HubspotGestion des ventes et Prospection commerciale : Collecte, contact, scoring, automatisation de la construction des bases de données et des contacts Etats-Unis DPA et CCT
Google suiteBon fonctionnement et usage des moyens informatiques Union Européenne DPA et CCT
Google AnalyticsBon fonctionnement et usage des moyens informatiques Etats-Unis DPA et CCT
RingOver GroupTéléphonie VOIP France 
Google Cloud HostingGoogle Ireland Limited,
Barrow Street, Dublin 4, Irelandhttps://cloud.google.com/contact/?hl=fr
Analyse, Sauvegarde de l’application Finovox et traitement Belgique DPA et CCT 
MongoDB Building 2 Number One Ballsbridge, Shelbourne Rd, Ballsbridge, Dublin 4, D04 Y3X9, IrlandeDPO :  privacy@mongodb.comConnexion à la plateforme Finovox Belgique DPA
Auth0EC4A 5 NEW STREET SQUARE, 99132Connexion à la plateforme Finovox Union Européenne DPA 

Pour obtenir une copie ou l’endroit où les garanties liées aux transferts de données hors Union Européenne, merci de vous adresser :

  • Email : dpo@finovox.com
  • Postale : Finovox, 92 boulevard de la République, 92210 Saint Cloud, France

Il est possible que nous ayons parfois besoin de transférer des données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne afin de vous fournir nos services. Si tel est le cas, nous veillons toujours à ce que ce transfert soit effectué dans un pays considéré par la Commission européenne comme disposant d’un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel et, si ce n’est pas le cas, nous appliquons les protections des CCT (Clauses contractuelles types adoptées par la Commission) afin d’atteindre le niveau de protection requis par la norme. Vous pouvez obtenir une copie détaillée de l’outil de transfert ou de plus amples informations en soumettant une demande à notre Délégué à la Protection des Données.

8. Stockage de vos données personnelles

Les données à caractère personnel que nous collectons et traitons dans nos bureaux en France (Paris) sont stockées sur les serveurs de notre fournisseur de stockage de données Google Cloud Platform en Belgique, UE.

9. Mises à jour de la politique de confidentialité

Il est possible que nous mettions parfois à jour la présente Politique de confidentialité en cas d’ajout de produits, d’amélioration de nos offres et au gré des évolutions technologiques et réglementaires. Vous pouvez connaître la date de la dernière mise à jour de la présente Politique de confidentialité en vous référant à la mention «Version» située en 1ère page de ce document. Toute modification entrera en vigueur lors de la publication de la Politique de confidentialité révisée.

Nous vous aviserons si ces modifications sont substantielles et, si cela s’avère requis par la loi en vigueur, nous vous demanderons alors votre autorisation. Cet avis de modification sera envoyé par e-mail ou publié sur le site Finovox.

10. Responsable du traitement des données et délégué à la protection des données

Si vous habitez soit dans un pays de l’Espace économique européen ou en Suisse, ou bien hors d’un pays de l’Espace économique européen et de la Suisse, vos Données personnelles sont collectées par Finovox SAS, dont le siège social se situe 92 boulevard de la République, 92210 Saint Cloud, France.

Le délégué à la protection des données de Finovox se trouve à la même adresse et peut aussi être contacté par e-mail à l’adresse dpo@finovox.com.

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