L’agent immobilier face à la digitalisation des dossiers locataires

La digitalisation des dossiers de location révolutionne le processus traditionnel en remplaçant les documents papier par des formats numériques. Cette transformation permet une gestion plus efficace et plus rapide des candidatures locatives. Les candidats déposent directement leur dossier, en ligne et l’ensemble du processus est numérisé. Cependant, cette digitalisation entraîne également un risque de falsification dans les dossiers. En effet, avec le numérique, les candidats peuvent modifier leur dossier aisément afin d’obtenir un logement plus facilement. C’est ce que l’on appelle la fraude documentaire. Pour garantir une ergonomie numérique à leurs clients et leur fournir un moyen de lutter contre la fraude au dossier de location, Greenloc et Finovox s’associent. On vous en dit plus !

Quels parcours pour l’agent immobilier face aux dossiers de location ? 

Le parcours de l’agent immobilier 

L’agent immobilier et plus précisément le consultant location-gestion joue un rôle essentiel dans la mise en location d’un bien immobilier. 

Son parcours débute par une étape de mise en relation où il entre en contact avec les propriétaires bailleurs qui souhaitent mettre en location leur bien. Une fois ces biens identifiés, il effectue les démarches nécessaires à la mise aux normes du logement tel que le diagnostic de performance énergétique (DPE). 

Dans le même temps, l’agent immobilier s’assure que le bien répond aux normes de décence. Autrement dit, le logement doit être étanche, isolé, sécurisé, et verrouillable. Il doit mesurer au moins 9 m² avec une hauteur de plafond de 2,20 m. Il doit être aéré, lumineux et avoir une installation électrique aux normes. Un espace cuisine, eau potable, évacuation des eaux usées, douche ou baignoire, et WC sont également nécessaires.

Ensuite, il entreprend la promotion du bien en élaborant des annonces attractives à l’aide de photos, d’une description claire ou encore de la visite virtuelle. Tous ces contenus sont ainsi publiés sur son site internet et sur les portails d’annonces comme Bien ici ou Fnaim.fr.

Si les candidats sont intéressés, ils entrent en contact avec l’agence ou, si l’agence est équipée de la candidature en ligne, ils déposent leurs dossiers sur une plateforme sécurisée. 

Une fois la solvabilité du bien vérifié, le consultant location organise des visites pour les locataires potentiels. Il regroupe les différents dossiers de location, sélectionne les plus pertinents qu’il présente au propriétaire. 

Une fois le futur locataire sélectionné, il rédige le bail et le fait signer par les deux parties. Puis, si le bien est en gestion dans l’agence, le dossier est transmis au service de gestion pour mettre en place les quittances de loyer. 

Pourquoi digitaliser le dossier locataire ?

Face au grand nombre de candidatures que génère  la location longue durée, la candidature en ligne est primordiale pour les professionnels. 

Elle simplifie l’analyse de la solvabilité de chaque candidat et permet de gagner en efficacité.

Du côté du professionnel 

L’agent immobilier, en s’adaptant aux nouveaux usages, a l’opportunité de dédier encore plus de temps à l’accompagnement des propriétaires clients et de ses candidats.

Basé sur des documents papier et des échanges physiques, le parcours du consultant location peut désormais être facilité. En effet, le consultant a maintenant la possibilité de collecter des candidatures, plus simplement, à partir de son site internet. 

Cela lui permet d’organiser la gestion de ses candidatures locatives. 

Du côté du candidat 

Pour déposer son dossier, le futur locataire se rend sur le site internet ou reçoit un email de la part de son agence. En quelques clics, il crée un profil et renseigne l’ensemble de ses informations personnelles ainsi que celle de son colocataire, conjoint ou encore garant.
A travers un espace personnel sécurisé, il peut communiquer avec le conseiller location de l’agence et suivre, en temps réel, l’évolution de sa candidature.

Et ensuite ?

Les demandes de candidatures sont reçues par le collaborateur Gestion-Location. Il peut les consulter sur la plateforme et avoir une vue d’ensemble sur toutes les candidatures et les biens mis en location. A ce moment-là, il peut effectuer des contrôles, évaluer la solvabilité du candidat et entrer en relation avec ce dernier. 

Cette transition vers le numérique permet une gestion plus rapide et efficace des candidatures. Cependant, elle entraîne également un nombre élevé d’envois de faux documents. En effet, pour obtenir un appartement plus facilement, les candidats sont tentés de falsifier leurs papiers afin de prétendre à des biens plus élevés ou pour que leur dossier soit plus qualitatif.  

Pour en savoir plus sur les risques de fraude au dossier de location, continuez votre lecture : 

Risques fraude immobilière, quelles sont les conséquences encourues ?

Greenloc : un service de gestion de candidatures en ligne 

Avec Greenloc, les agents immobiliers peuvent centraliser les documents transmis par les candidats dans un seul et unique endroit et à partir de 0 €. Ils conservent l’expertise de la mise en location dans leur agence tout en gardant la main sur le parcours candidat. 

Cette nouvelle approche permet d’offrir une gestion plus efficace et structurée des dossiers aux agents immobiliers. En effet, grâce au dépôt en ligne des dossiers, le processus est désormais plus fluide pour les candidats locataires et plus confortable pour le service gestion/location de l’agence. 

Le fonctionnement est simple. Sur le site internet Greenloc, un bouton permet au candidat de déposer sa candidature, celui-ci arrive dans un espace sécurisé (RGPD) et crée son dossier. Derrière cela, le professionnel centralise les candidatures et choisit celles qu’il trouve adaptées à la location en question. Afin de vérifier la véracité des documents, Finovox intervient et contrôle les documents déposés par les candidats. 

Envie d’en apprendre davantage à propos de la vérification de l’avis d’imposition ? Continuez votre lecture : fraude documentaire, vérifier l’avis d’imposition 

Greenloc et Finovox : une association contre la fraude documentaire

Grâce à la technologie avancée de Finovox, les agents Greenloc bénéficient d’une réponse fiable et instantanée, leur permettant de savoir si les documents adressés par le candidat sont dignes de confiance. 

L’union de Finovox et de Greenloc permet d’offrir aux agences immobilières un moyen simple de sécuriser le choix du bon locataire pour leurs propriétaires bailleurs.

En optant pour les services de Greenloc et Finovox, une agence immobilière bénéficie de produits synergiques. 

Tout d’abord, l’agence peut centraliser la collecte de ses dossiers et sécuriser la numérisation de ses pièces dans un même espace. 

Ensuite, elle a la possibilité de vérifier les pièces des candidats en fonction de ses besoins spécifiques et des doutes éventuels sur chaque dossier. Elle évite ainsi la fraude documentaire. 

Pour en savoir plus sur la complémentarité de Greenloc et de Finovox, rendez-vous dans notre cas d’usage dédié :
Greenloc le cas d’usage d’un logiciel de gestion de mise en location !

Vous souhaitez également bénéficier de l’accompagnement de Finovox ? N’hésitez pas à contacter nos experts, qui se feront un plaisir de répondre à vos questions.