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Mettre en place une cellule anti-fraude en interne

La fraude est un problème majeur pour les entreprises de toute taille. Les fraudes peuvent être coûteuses financièrement, mais elles peuvent également nuire à la réputation et à la confiance des clients.Pour lutter contre ce fléau, de nombreuses entreprises mettent en place des cellules anti-fraude en interne. Mais quelle est la marche à suivre pour mettre en place un tel dispositif ?

La fraude est un problème majeur pour les entreprises de toute taille. Les fraudes peuvent être coûteuses financièrement, mais elles peuvent également nuire à la réputation et à la confiance des clients. En France, la fraude documentaire cause aujourd’hui 42 milliards d’euros de pertes par an, soit 3 à 7% du chiffre d’affaires des entreprises. Ces données mettent en lumière l’ampleur du phénomène de la fraude en France et l’urgence de renforcer les mesures de prévention et de répression. Pour lutter contre ce fléau, de nombreuses entreprises mettent en place des cellules anti-fraude en interne. Mais quelle est la marche à suivre pour mettre en place un tel dispositif ?

Suite à une étude menée par Finovox en 2023, nous vous expliquons dans cet article les étapes à suivre pour créer votre cellule anti-fraude.

Avant de commencer les différentes étapes nous allons définir ce qu’est une cellule anti-fraude.

Une cellule anti-fraude est un département ou une équipe au sein d’une organisation qui est responsable de la détection, de la prévention et de la gestion des activités frauduleuses. Les responsabilités de cette cellule peuvent inclure :

  1. La surveillance des transactions et des activités suspectes.
  2. Le développement et mise en œuvre de politiques et de procédures anti-fraude.
  3. La formation du personnel sur la façon de reconnaître et de signaler les activités frauduleuses.
  4. La coopération avec les autorités légales dans les enquêtes de fraude.
  5. L’utilisation de technologies et de systèmes d’information pour améliorer les capacités de détection et de prévention de la fraude.

La forme exacte que prend une cellule anti-fraude peut varier en fonction de l’industrie et de la taille de l’organisation. Par exemple, dans une banque, une cellule anti-fraude pourrait se concentrer sur la détection de la fraude aux cartes de crédit, tandis que dans une compagnie d’assurance, elle pourrait se concentrer sur la détection de fausses réclamations.

Première étape : Identifier “les risques de fraude” :

Quels sont les risques auxquels mon entreprise est confrontée ? Les risques de fraude varient en fonction du secteur d’activité de l’entreprise, de sa taille, de son emplacement géographique, etc. Les risques de fraude les plus courants incluent la fraude comptable, la fraude en matière de contrats, la fraude en matière de paie et la fraude en matière de cybersécurité.

Votre entreprise pourrait être confrontée :

  1. Fraude aux fournisseurs : Les employés peuvent facturer la société pour des produits ou services qui n’ont jamais été fournis. Cette fraude est souvent menée en collusion avec un fournisseur complice.
  2. Fraude en matière d’assurance : Les employés peuvent falsifier des demandes d’indemnisation ou des déclarations d’accidents pour obtenir des paiements frauduleux.
  3. Fraude à la souscription : faux papiers dans le but d’ouvrir un compte, de demander un crédit ou de souscrire à un abonnement sans le payer…

Et bien d’autres…

Une fois les risques identifiés, l’entreprise peut mettre en place des contrôles pour prévenir et détecter la fraude.

Seconde étape : Former le personnel

La seconde étape consiste à former le personnel sur la politique de prévention de la fraude et sur les contrôles internes mis en place. Cette formation doit inclure des séances d’information sur les risques de fraude auxquels l’entreprise est confrontée, les signes révélateurs de la fraude et les conséquences pour ceux qui commettent des fraudes mais aussi pour l’entreprise. La formation doit être régulièrement mise à jour pour tenir compte des nouveaux risques de fraude et des nouveaux contrôles internes.

Pour cela, vous pouvez faire appel à des formateurs spécialistes de la fraude que vous souhaitez traiter en priorité mais également réaliser des formations plus largement sur la fraude. N’hésitez pas à nous contacter afin que nous puissions vous renvoyer vers nos partenaires formateurs qui seront ravis de vous accompagner dans la formation de vos équipes.

La formation est indispensable pour sensibiliser les employés aux risques de fraude et leur permettre de détecter les signes avant-coureurs. Elle permet également d’instaurer une culture de la prévention de la fraude au sein de l’entreprise, en expliquant les risques liés et en montrant l’importance de cette prévention pour la santé financière de l’entreprise, sa réputation et sa pérennité. De plus, la formation peut aider à créer une équipe de personnes responsables de la prévention de la fraude au sein de l’entreprise, afin de renforcer les mesures de contrôle interne et de surveiller les activités suspectes. Il est donc essentiel de s’assurer que tous les employés, quel que soit leur niveau hiérarchique, suivent régulièrement des formations sur la prévention de la fraude pour assurer une vigilance continue contre la fraude.

Troisième étape : Établir une politique de prévention de la fraude

La troisième étape consiste à élaborer une politique de prévention de la fraude. Cette politique doit être claire et concise, et doit décrire les mesures que l’entreprise prendra pour prévenir la fraude.

La mise en place d’une politique de prévention de la fraude est une étape importante pour protéger votre entreprise contre les risques de fraude. Voici les étapes à suivre pour établir une politique efficace :

  1. Établissez des contrôles : Mettez en place des contrôles pour prévenir et détecter la fraude, tels que la séparation des tâches, la surveillance de l’accès aux systèmes informatiques, la mise en place d’un code de conduite et la formation des employés sur la détection de la fraude. Des contrôles de sécurité logique, tels que des mots de passe et des mesures de sécurité informatique, et des contrôles financiers, tels que des contrôles d’accès aux comptes bancaires et des audits financiers réguliers peuvent également être mis en place.
  2. Nommez un responsable de la prévention de la fraude : Désignez une personne responsable de la prévention de la fraude au sein de l’entreprise, qui sera chargée de superviser les contrôles et de signaler les cas de fraude présumée.
  3. Mettez à jour la politique régulièrement : La politique de prévention de la fraude doit être mise à jour régulièrement pour tenir compte des nouveaux risques et des changements dans l’entreprise.
  4. Équipez-vous de solutions annexes pour vous permettre de lutter contre les nouveaux mécanismes de fraude, difficilement détectables à l’oeil nu. Cela vous permettra d’augmenter les taux de détection, améliorer l’expérience opérationnelle des analystes et vous permettre de devenir une équipe d’experts augmentés.
  5. Définissez des processus de gestion de la fraude : Comment allons-nous gérer l’activité frauduleuse ? Que va-t’il se passer ? Quels sont les risques identifiés ? Quelle surveillance ou conséquence va être mise en place ?

En suivant ces étapes, vous pouvez établir une politique de prévention de la fraude efficace qui protège votre entreprise contre les risques de fraude. La politique de prévention de la fraude doit également énoncer les conséquences pour ceux qui commettent des fraudes.

Quatrième étape : Mettre en place un système de signalement des fraudes

La quatrième étape est sûrement une des plus importantes et consiste à mettre en place un système de signalement des fraudes. Ce système doit permettre aux employés de signaler toute activité suspecte ou frauduleuse. Les employés doivent être encouragés à signaler tout comportement suspect, sans crainte de représailles. En effet, pour que le système de signalement fonctionne efficacement, il est important que les employés se sentent en confiance pour signaler les activités suspectes sans craindre d’être victimes de représailles ou de sanctions. Ainsi, l’entreprise doit mettre en place des procédures claires et transparentes pour la gestion des signalements de fraude, afin de garantir la confidentialité et l’anonymat des personnes qui signalent la fraude.

Il est également important que l’entreprise prenne au sérieux tous les signalements de fraude et qu’elle enquête rapidement sur les activités suspectes signalées. Les employés qui signalent la fraude doivent être informés des résultats de l’enquête et des mesures prises pour prévenir la répétition de ces activités frauduleuses.

Enfin, pour garantir l’efficacité du système de signalement, l’entreprise doit promouvoir une culture de la responsabilité et de l’intégrité en informant régulièrement les employés sur les progrès réalisés dans la prévention de la fraude et en les encourageant à signaler tout comportement suspect ou contraire à l’éthique. Cette culture doit être soutenue par une communication claire et régulière des politiques et des procédures de prévention de la fraude, ainsi que par des mesures concrètes de promotion de l’éthique, telles que des codes de conduite, des programmes de conformité et des formations en éthique des affaires.

Cinquième étape : Optimiser de la détection

Une fois la cellule anti-fraude mise en place, il est important de chercher à l’optimiser. Dans cette optique, l’adoption de solutions externes peut grandement contribuer à améliorer les taux de détection de fraudes.

Dans la lutte contre la fraude, différentes solutions complémentaires peuvent être mises en œuvre. Lorsqu’il est nécessaire de vérifier principalement des identités, il est possible d’utiliser différentes solutions de Know Your Customer (KYC) disponibles sur le marché. Ces solutions permettent de vérifier l’authenticité des informations fournies par les clients et de détecter d’éventuelles identités frauduleuses.

En ce qui concerne l’analyse de documents non-normés, l’utilisation de Finovox peut s’avérer être un atout précieux. Finovox permet d’examiner minutieusement les documents et de détecter d’éventuelles altérations ou modifications suspectes. Cela permet d’identifier les documents frauduleux et de prendre des mesures appropriées pour prévenir les tentatives de fraude.

En combinant ces différentes solutions, une cellule anti-fraude peut renforcer sa capacité à détecter et prévenir les activités frauduleuses, offrant ainsi une protection accrue à l’organisation contre les pertes financières et les dommages à sa réputation.

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